Administrateur(trice) des contrats de construction / Construction Contracts Administrator

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Microsoft Cloud Operations and Innovation (CO+I) est l'équipe derrière le domaine infonuagique. Nous sommes responsables de la fourniture de plus de 200 portails Web Microsoft, de services en direct et en ligne dans le monde entier, y compris l'infrastructure, la sécurité et la conformité, les opérations, la mondialisation et la facilité de gestion. Nous nous concentrons sur la croissance intelligente, l'efficacité et la fourniture d'une expérience de confiance aux clients et aux partenaires du monde entier. Nous sommes à la recherche d'une personne passionnée pour aider à construire le réseau qui alimente les plus grands services en ligne du monde entier.

Au sein de CO+I, l'équipe stratégique de la chaîne d'approvisionnement est responsable de l'établissement d'une chaîne d'approvisionnement qui peut répondre à la croissance continue de Microsoft Cloud et de nos clients. Nous soutenons un portefeuille de projets de construction et de location de centres de données complexes, multidisciplinaires, de plusieurs milliards de dollars et de plusieurs années, ainsi que les opérations de ces actifs.

En tant qu'administrateur(trice) de contrats de construction, vous jouerez un rôle essentiel pour assurer la réussite de l'exécution des contrats liés aux projets de construction. Vous collaborerez avec des équipes interfonctionnelles, des intervenants internes et externes pour gérer les ententes contractuelles, atténuer les risques et favoriser la conformité sur le chantier de construction. Votre souci du détail, vos compétences commerciales, contractuelles et de négociation, et votre capacité à naviguer dans des paysages contractuels complexes seront essentiels pour ce rôle.

La mission de Microsoft est de donner à chaque personne et à chaque organisation de la planète les moyens de réaliser plus. En tant qu'employés, nous nous réunissons avec un état d'esprit de croissance, innovons pour responsabiliser les autres et collaborons pour atteindre nos objectifs communs. Chaque jour, nous nous appuyons sur nos valeurs de respect, d'intégrité et de responsabilité pour créer une culture d'inclusion où tout le monde peut s'épanouir au travail et au-delà.

Conformément à nos valeurs Microsoft, nous nous engageons à cultiver un environnement de travail inclusif pour tous les employés afin d'avoir un impact positif sur notre culture chaque jour.

Microsoft Cloud Operations and Innovation (CO+I) is the team behind the cloud. We are responsible for delivering over 200 Microsoft web portals, Live and Online Services around the world including infrastructure, security and compliance, operations, globalization, and manageability. Our focus is on smart growth, high efficiency, and delivering a trusted experience to customers and partners worldwide. We are looking for a passionate individual to help build the network that powers the world’s largest online services.

Within CO+I, the Global Supply Chain team is responsible for establishing a supply chain that can meet the ever-growing growth of the Cloud and our customers. We support a portfolio of complex, multi-disciplinary, multi-billion, multi-year datacenter construction and lease projects. Furthermore, we support the Operations team that manages and runs the cloud assets.

As a Construction Contracts Administrator, you will play a critical role in ensuring the successful execution of contracts related to construction projects. You will collaborate with cross-functional teams, internal and external stakeholders to manage contractual agreements, mitigate risks, and drive compliance at the Construction job site. Your attention to detail, your commercial, contractual and negotiation skills, and ability to navigate complex contractual landscapes will be essential for this role.

Microsoft’s mission is to empower every person and every organization on the planet to achieve more. As employees we come together with a growth mindset, innovate to empower others, and collaborate to realize our shared goals. Each day we build on our values of respect, integrity, and accountability to create a culture of inclusion where everyone can thrive at work and beyond.

In alignment with our Microsoft values, we are committed to cultivating an inclusive work environment for all employees to positively impact our culture every day.

Gestion de la documentation et rapports :

• Préparer des rapports d'étape réguliers sur les enjeux, les risques et les mesures d'atténuation pour les fournir aux intervenants internes.
• Préparer des avis contractuels et documenter les registres, s'il y a lieu, en utilisant le libellé des modalités.
• Gérer les ordres de modification conformément aux conditions contractuelles.
• Gérer les réclamations conformément aux modalités contractuelles.
• Participer à des réunions de construction quotidiennes et hebdomadaires sur le site avec les parties prenantes du propriétaire pour fournir une rétroaction commerciale au besoin.
• Assurer la conformité SOX (Sarbanes-Oxley Act) et Microsoft pour le gestion des dossiers et dépôt des documents.

Approvisionnement du projet :

• Participer aux activités d'approvisionnement pour les entrepreneurs généraux, les ingénieurs architectes, les agents de mise en service, la gestion des coûts, la gestion de projet et d'autres services professionnels divers, au besoin.
• Exécuter des plans d'approvisionnement pour s'assurer livraison des stratégies contractuelles approuvées et des objectifs du projet, dans les délais et dans les limites du budget, conformément aux contrats exécutés.
• Aider à l'élaboration de stratégies de négociation appropriées pour le glissement de la portée, les ordres de modification et les réclamations tout au long du cycle de vie des contrats.
• Contribuer à l'évaluation des fournisseurs et préparer des propositions d'attribution de contrat au besoin.

Examen et conformité des contrats :

• Saisir les modalités du contrat tout en assurant la conformité des parties concernées.
• Exécuter des stratégies de passation de marchés d'approvisionnement pour les projets de construction de centres de données et / ou des opportunités d'achat afin de réaliser coût optimal et assurer la continuité de l'approvisionnement et des services.
• Exécuter les exigences de clôture du projet, y compris le règlement des réclamations et démontrer une compréhension complète des renonciations aux privilèges.

Gestion des ordres de modification :

• Aider à la négociation de l'ordre de modification avec les commentaires des principaux intervenants.
• Surveiller et atténuer l’impact des ordres de modification sur le projet, et collaborer de manière transversale avec les partenaires pour résoudre/escalader en conséquence.
• Assister aux réunions de gestion du changement et faire rapport sur les ordres de modification ouverts, le cas échéant.
• Aider en tant qu'expert(e) en la matière commerciale et conseiller sur tous les ordres de modification basés sur les conditions contractuelles.

Gestion de l'OFCI et assurance de la qualité :

• Aider à faciliter la livraison de l'équipement sur le site, y compris les inspections et les approbations appropriées conformément à l'obligation contractuelle.
• Régler les problèmes liés à la qualité au fur et à mesure qu'ils surviennent, faire rapport au besoin et travailler avec les gestionnaires de l'approvisionnement du projet.
• Collaborer avec l'équipe de planification de la main-d'œuvre sur les contraintes des représentants du service après-vente (FSR) pendant la mise en service. S'assurer que les horaires des entrepreneurs généraux sont ajustés en fonction des contraintes de main-d'œuvre des fournisseurs.

Coordination et communication :

• Assumer toutes les responsabilités d'administration des contrats après l'attribution du contrat général, l'OFCI (entrepreneur fourni par le propriétaire installé), les fournisseurs, les ingénieurs architectes, Cx (mise en service), etc.
• Faciliter et assumer la prise de décisions commerciales sur toutes les activités postérieures à l'attribution en collaborant et en influençant les intervenants du projet.

Gestion des risques :

• Cerner les défis potentiels liés au projet ou au contrat et élaborer des stratégies d'atténuation des risques pour maintenir la conformité.
• Participer aux réunions d'examen des risques et fournir des commentaires sur les risques du projet ou du contrat.

Traitement des paiements :

• Traiter et résoudre tous les différends de paiement soumis par les entrepreneurs généraux / fournisseurs.
• Assurez-vous que tous les payments sont soumis et que les contrats sont fermés correctement à la date de la clôture finale.

Négociation :

• Aider à faciliter les négociations avec les entrepreneurs et d'autres parties et à s'y engager au besoin pour résoudre les cnflicts.
• Aider à la création de stratégies de négociation.

Approvisionnement des sous-traitants :

• Surveiller l'approvisionnement en sous-traitance du GC au besoin et atténuer les risques prévus.
• Collaborer de façon interfonctionnelle avec les intervenants pour examiner les produits d'approvisionnement livrables des sous-traitants du GC et la recommandation finale de l'ensemble des prix aux sous-traitants.

Collaboration avec partie prenante :

• Favoriser la conformité commerciale et la résolution des problèmes avec les entrepreneurs généraux, les sous-traitants et les fournisseurs.
• Collaborer activement aavec les fournisseurs pour identifier et stimuler les opportunités d'amélioration continue et de gestion des risques en évaluant les facteurs procéduraux, opérationnels et / ou environnementaux, en analysant les causes profondes des problèmes, en partageant des idées avec les principales parties prenantes et en influençant l'adoption des améliorations nécessaires.
• Stimuler les engagements commerciaux et les partenariats avec les équipes interfonctionnelles, y compris la planification, l'approvisionnement stratégique, la gestion des coûts, l'ingénierie, la qualité, la construction et les gestionnaires de projet.

Conformité :

• Assurer l'uniformité, la rapidité, la qualité et l'exactitude des produits livrables et veiller à ce que les intervenants de l'approvisionnement soient au courant de l'entente sur les niveaux de service (ENS) et/ou des jalons et des livrables définis. Communiquer les retards aux intervenants de l'approvisionnement et proposer et exécuter de façon indépendante des mesures d'urgence.
• Assurer le respect de la politique, éduquer les parties prenantes et les fournisseurs sur la conformité aux politiques et gèrer la correction et la résolution des problèmes d'approvisionnement. Cerner les possibilités d'adapter les politiques au besoin afin d'atténuer les risques et de mieux permettre aux fournisseurs de répondre aux exigences opérationnelles.

Autres :

• Créer de la clarté, générer de l'énergie et livrer le succès ; toujours planifier pour l'avenir.
• Faire preuve de détermination pour obtenir des résultats au sein d’une organisation matricielle et en pleine ambiguïté.
• Être très efficace en gestion multi-tâches et gestion des priorités ; avoir un « sentiment d'urgence » en ce qui concerne la résolution des problèmes.
• Comprendre l'importance des relations au sein de l'entreprise et avec les partenaires de la chaîne d'approvisionnement chez Microsoft.

Documentation Management and Reporting:

• Prepare regular status reports on issues, risks and mitigations for internal stakeholders.
• Prepare contractual notices and register the logs as appropriate using language from terms & conditions.
• Manage the change orders as per contractual terms and conditions.
• Claims management as required per contractual terms and conditions.
• Participate in daily, weekly construction meetings at site along with owner stakeholder to provide commercial feedback when required.
• Ensure SOX (Sarbanes-Oxley Act) and Microsoft Compliance for document filing and document repository.

Project Procurement:

• Participate in sourcing activities for General Contractors, Architect Engineers, Commissioning Agents, Cost Management, Project Management, and other various professional services as required.
• Execute sourcing plans to ensure delivery of approved contract strategies and project objectives, on time and within budget as per executed contracts.
• Assisting in developing suitable negotiation strategies for scope creep, change orders and claims throughout the lifecycle of the contracts.
• Contribute to supplier evaluation and prepare contract award proposals on an as needed basis.

Contract Review and Compliance:

• Understanding of the contract terms and conditions while ensuring compliance from relevant parties.
• Executes procurement contracting strategies for data center construction projects and/or purchasing opportunities to achieve optimal cost and continuity of supply and services.
• Execute project closeout requirements including claims settlement and demonstrating a complete understanding of lien waivers.

Change Order Management:

• Assist in Change Order negotiations with input from key stakeholders.
• Monitor and mitigate the impact of change orders to the project, and partners cross-functionally to resolve/escalate accordingly.
• Attend change management meetings and report on open change orders as applicable.
• Assist as the commercial Subject Matter Expert and advise on all change orders based on contractual terms and conditions.

OFCI (Owner Furnished Contractor Installed) Management & Quality Assurance:

• Help facilitate equipment once delivered to site, including inspections and appropriate sign offs as per contractual obligation.
• Address quality-related issues as they arise and report as appropriate and work with Project Procurement Managers.
• Partner with Labor Planning team on Field Service Representative (FSR) constraints during Cx (Commissioning). Ensure GC (General Contractors) schedules are coordinated with Vendor Labor constraints.

Coordination & Communication:

• Assumes all post-award contract administration responsibilities with General Contract, OFCI (Owner furnished contractor installed) Suppliers, Architect Engineers, Cx (Commissioning), etc.
• Facilitate and own commercial decision making on all post-award activities through collaborating and influencing project stakeholders.

Risk Management:

• Identify potential challenges related to the project/contract and develop risk mitigation strategies to maintain compliance.
• Participate in risk review meetings and provide inputs on the project/contractual risks.

Payment Processing:

• Address and resolve any payment disputes submitted by General Contractors/Suppliers.
• Ensure that all liens are submitted and contracts are closed out properly for final close out.

Negotiation:

• Help facilitate and engage as needed in negotiations with contractors and other parties to resolve disputes.
• Help in creating negotiating strategies.

Subcontractor Procurement:

• Monitor the GC’s subcontracting procurement as required and mitigate any foreseen risks.
• Collaborate cross-functionally with stakeholders to review and the GC’s subcontractor procurement deliverables and final recommendation of subcontractor award package.

Stakeholder Collaboration:

• Drives commercial compliance and problem resolution with General Contractors, Subcontractors and Suppliers.
• Actively partners with suppliers to identify and drive continuous improvement and risk management opportunities by evaluating procedural, operational, and/or environmental factors, analyzing root causes of issues, sharing insights with key stakeholders, and influencing the adoption of needed improvements.
• Drives business engagement and partnership with cross-functional teams including Planning, Strategic Sourcing, Cost Management, Engineering, Quality, Construction and Project Managers.

Compliance: 

• Ensures consistency, timeliness, quality, and accuracy of deliverables, and ensures Procurement stakeholders are aware of Service Level Agreement (SLA) and/or defined milestones and deliverables terms. Communicates delay to Procurement stakeholders, and independently proposes and executes contingency measures. 
• Ensures adherence to policy, educates stakeholders and suppliers on policy compliance, and manages the remediation and resolution of sourcing issues. Identifies opportunities to adapt policy as needed to mitigate risk and better enable suppliers to meet business requirements. 

Other:

• Create clarity, generate energy, and deliver success; always planning for the future.
• Drive to achieve results in midst of ambiguity and a matrixed organization.
• Be a high performer by effectively multi-tasking and managing priorities; have a “sense of urgency” regarding issue resolution.
• Understand the importance of relationships inside the company and with Microsoft supply chain partners.