Find your next opportunity

Job summary

Manage raffle ticket transactions and sales controls, donation processing and receipts, monthly reconciliations, and related administrative follow-ups. Maintain accurate CRM and accounting data, coordinate raffle and fundraising operations, and serve as a resource for complex donor inquiries.

Job details

Poste permanent en présentiel - Ville de Québec Enfant Soleil est un organisme à but non lucratif qui, depuis 1988, mobilise l’ensemble de la population québécoise afin que nos enfants aient accès aux meilleurs soins de santé partout au Québec, en soutenant les hôpitaux et organismes qui veillent sur eux. Nous sommes présentement à la recherche d’un.e technicien.ne en administration qui partage nos valeurs d’entraide, de proximité, de reconnaissance, de transparence et de détermination ! Tu aimes les chiffres qui balancent, les dossiers bien ficelés et les équipes qui s’entraident ? Ce poste polyvalent te permettra de contribuer à la gestion transactionnelle de nos tirages, à l’émission des reçus de dons et à diverses activités administratives. Bref, un rôle au cœur de nos opérations, avec un impact direct sur la mission. Tu t’accompliras avec bonheur dans ce rôle si… Tu as le souci du détail poussé : un écart de quelques sous ou un numéro de billet manquant, ça t’interpelle Tu es autonome, organisé.e et capable de mener plusieurs échéanciers en parallèle Tu aimes travailler en équipe et rendre service à tes collègues comme à nos donateurs Tu trouves des solutions aussi facilement que tu repères les problèmes Tu apportes une énergie positive et une belle attitude au quotidien Le mandat Sous la supervision de la directrice des opérations et de l’administration, le titulaire assure le traitement transactionnel et le contrôle des ventes de billets de tirage, l’encaisssement des dons, l’émission des reçus de dons, les conciliations mensuelles ainsi que différents suivis administratifs. Il agit comme personne-ressource pour les cas complexes de service aux donateurs. Assurer certaines tâches liées aux billets de tirage en ligne : validation et correction des paniers d’achat, importations dans le CRM, mise à jour de l’inventaire des billets et conciliation mensuelle des dépôts; Réceptionner et valider les livraisons de billets de tirage papier, en vérifier la numérotation et les quantités, coordonner l’appui des bénévoles; Coordonner les retours de billets de tirage dans le système comptable (Business Central) et s’assurer de respecter les délais post-tirage; Participer aux rencontres hebdomadaires de coordination des tirages et produire les post-mortem à la suite des tirages; Participer aux tests de tirage avant le lancement et maintenir l’intégrité des données transactionnelles du CRM; Maintenir à jour les codes associés aux tirages et aux campagnes dans la base de données; Traiter les encaissements, chèques et cartes de crédit, et coordonner le soutien de l’équipe en période de fort volume; Réaliser des conciliations mensuelles de certaines plateformes d’encaissement; Produire l’émission mensuelle des reçus de dons uniques et le traitement des reçus partenaires, dans le respect intégral des exigences de l’Agence du revenu du Canada; Effectuer le nettoyage et la validation des listes provenant de la plateforme de collecte de dons (P2P) et procéder à l’importation dans le CRM; Contribuer aux activités du Téléthon, soutient aux centres d’appels, coordonner les suivis et participer au décompte des sommes recueillies lors des barrages routiers; Agir comme personne-ressource pour les demandes complexes reçues par téléphone ou par courriel et documenter les situations récurrentes; Assurer un soutien ponctuel pour répondre aux appels et aux courriels reçus dans la boîte de réception d’Enfant Soleil. Ton bagage d’expérience • DEC en techniques administratives ou en comptabilité (ou expérience jugée équivalente); • Minimum de 7 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement dans un environnement comportant un volume important de transactions et de conciliations; • Connaissance des processus administratifs et comptables liés aux encaissements, aux conciliations et au contrôle de données; • Expérience avec un CRM et un système comptable intégré (Dynamics 365 et Business Central, un atout) ainsi qu’avec les plateformes transactionnelles en ligne; • Excel avancé et aisance générale avec les outils technologiques et collaboratifs; • Expérience en OBNL (un atout); • Maîtrise du français parlé et écrit. Tes forces et talents naturels • Rigueur, sens de l’organisation et souci du détail dans le traitement de données sensibles et de volumes importants; • Autonomie et capacité à gérer simultanément plusieurs échéanciers récurrents, mensuels et annuels; • Esprit d’analyse et de résolution de problèmes, avec le réflexe de comprendre l’origine d’un écart plutôt que de simplement le corriger; • Sens du service développé, autant envers les collègues qu’envers les donateurs; • Fort esprit d’équipe, approche collaborative et volonté de documenter et de partager les façons de faire; • Curiosité et intérêt pour l’amélioration continue et l’optimisation des processus. Ton futur milieu de travail • Une équipe de gens allumés, humains et dévoués • Horaire de 35 heures par semaine • Des avantages sociaux compétitifs : assurance collective (médicaments, invalidité courte et longue durée, assurance-vie, etc.), un REER, un programme d’aide aux employés • Ambiance de travail chaleureuse et une culture collaborative où tes idées sont les bienvenues • Équilibre travail-vie personnelle • Horaire d’été (vendredi pm fermé en juillet et août) • Plan de rémunération conçu dans le respect de l’équité salariale • Poste principalement en présentiel à notre bureau de Québec, avec possibilité occasionnelle de télétravail selon les besoins opérationnels, la période de l’année et la nature des tâches • 4 semaines de vacances, congés mobiles, congés supplémentaires durant les Fêtes Entrée en poste prévue : dès que possible. Échelle salariale: 47 000$ (25,82$/h) à 55 000$ (30,21$/h), le salaire est établi en fonction des années d'expérience Fais-nous parvenir ta candidature à l’adresse courriel suivante : recrutement@enfantsoleil.ca Enfant Soleil applique un programme d’accès à l’égalité à l’emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les personnes autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Le genre masculin est utilisé afin d’alléger le texte. Seuls les candidats retenus seront contactés.

What you’ll do

Manage raffle ticket transactions and sales controls, donation processing and receipts, monthly reconciliations, and related administrative follow-ups. Maintain accurate CRM and accounting data, coordinate raffle and fundraising operations, and serve as a resource for complex donor inquiries.

Requirements

A college diploma in administrative techniques or accounting, or equivalent experience, and at least seven years in a similar role are required. Candidates should have experience with high-volume transactions and reconciliations, CRM and accounting systems, advanced Excel, strong organizational and analytical skills, and fluency in spoken and written French.

Benefits

• Health Insurance • Retirement Savings Plan • Employee Assistance Program • Four Weeks of Vacation • Personal Days • Additional Holiday Leave • Summer Hours

Listed skills

• Problem solving · Preferred
• CRM Management · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Data Validation · Preferred
• Team Collaboration · Preferred
• Process Improvement · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Coordination
• Accounting Reconciliation
• Transaction Processing
• Donation Processing
• Data Validation
• Data Integrity
• Advanced Excel
• CRM Management
• Microsoft Dynamics 365
• Business Central
• Online Transaction Platforms
• Donor Service
• Problem-Solving
• Attention to Detail
• Process Improvement
• Team Collaboration

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support
• Social Services