Technicien(ne) administration et formation

Résumé du poste

The role involves providing comprehensive administrative support for training activities, including logistics, participant registration, and communication. The incumbent will also assist in client development and maintain internal management tools to ensure the smooth operation of training programs.

Détails du poste

Le Comité sectoriel de main-d’œuvre (CSMO) de l’habitation est une organisation à but non lucratif qui existe depuis 1995. Composée de partenaires patronaux et syndicaux, elle contribue au développement et au rayonnement des compétences des employés pour augmenter la compétitivité et la rentabilité des entreprises. Elle se démarque par ses projets novateurs, ses activités de réseautage avec les manufacturiers, ses ateliers de formation, ses publications ainsi que ses outils de gestion des ressources humaines. Pour découvrir ses différents produits et services, rendez-vous sur www.csmohabitation.com Pourquoi rejoindre notre équipe? Pour contribuer à une mission sociétale d’actualité, axée sur le développement des compétences des talents ; Pour découvrir, rencontrer et contribuer à l’essor des entreprises du secteur manufacturier ; Pour évoluer dans une équipe multidisciplinaire composée de 6 collaborateurs et avoir l’opportunité de toucher à tout! Raison d’être du rôle Relevant du directeur général et étant en étroite collaboration avec la coordonnatrice à la formation, la personne en poste offrira un véritable soutien administratif 360° aux activités de formation du CSMO Habitation. Dans un contexte de forte croissance de la clientèle, la personne jouera un rôle clé, notamment pour : Le soutien administratif lié à la formation, de l’inscription des participants jusqu’à la remise des attestations ; La coordination et la logistique des activités de formation ; Le soutien aux communications et à la promotion des formations ; Le service à la clientèle, en appui à l’équipe. Il s’agit d’un rôle polyvalent, principalement administratif, idéal pour une personne rigoureuse qui a de l’entregent et qui aime le contact avec la clientèle. À quoi ressemblera votre quotidien Coordination des activités de formation (50 %) Effectuer les inscriptions, les confirmations, les rappels et les suivis auprès des participants, en plus d’assurer la gestion des listes de présence ; Préparer les documents de formation, le matériel pédagogique et les procédures de connexion pour les activités virtuelles et en présentiel ; Coordonner l’envoi du matériel pédagogique aux participants et aux formateurs, souvent à partir de notre entrepôt situé sur la Rive-Nord de Montréal ; Assurer les suivis logistiques nécessaires au bon déroulement des formations ; Effectuer les suivis auprès des partenaires et des participants concernant les reports, les annulations ou les modifications de formations ; Appuyer la coordonnatrice dans le suivi des projets de formation et des besoins de la clientèle. Soutien administratif (30 %) Assurer le soutien administratif des activités de formation en ligne et en présentiel ; Mettre à jour les dossiers clients, les données de formation et les suivis dans les outils de gestion internes ; Préparer et transmettre les attestations de formation ; Collaborer à la compilation des sondages de satisfaction ; Participer à la préparation de documents administratifs, de statistiques et de rapports liés aux activités de formation ; Collaborer à l’analyse des statistiques de participation et des besoins de formation de la clientèle ; Soutenir l’équipe dans la reddition de comptes et les exigences administratives liées aux projets financés ; Prêter main-forte à la technicienne administrative, au besoin ; Participer à l’amélioration continue des processus administratifs et des outils de gestion ; Effectuer toute autre tâche administrative connexe. Communications et développement de la clientèle (20 %) Contribuer à la diffusion et à la promotion des formations auprès de la clientèle ; Soutenir la conseillère aux communications dans la publication de contenu sur les réseaux sociaux et dans le suivi du calendrier de publication ; Animer la communauté en ligne en répondant aux commentaires et aux messages ; Participer aux initiatives visant à faire découvrir les formations et les métiers de l’habitation à un plus jeune public ; Communiquer avec des clients potentiels afin de leur présenter l’offre de formation et de repérer de nouvelles occasions de collaboration. Profil recherché, expérience et qualifications Détenir une formation collégiale ou universitaire en administration, en gestion de projet, en bureautique, en éducation ou dans tout autre domaine pertinent ; Posséder une expérience pertinente dans un rôle de soutien administratif, de coordination ou de gestion de projets ; Avoir de l’expérience en coordination de formations ou en service à la clientèle (un atout) ; Faire preuve d’un entregent remarquable et avoir un plaisir sincère à travailler avec la clientèle ; Démontrer de la rigueur, de l’autonomie et un grand souci du détail ; Avoir un excellent sens de l’organisation et la capacité à mener plusieurs dossiers de front ; Faire preuve d’une grande capacité d’adaptation, de curiosité et d’esprit d’initiative ; Être à l’aise de communiquer avec des clients potentiels et avoir de l’intérêt pour soutenir les initiatives de communication (réseaux sociaux par exemple) ; Maîtriser le français à l’oral et à l’écrit ; une connaissance fonctionnelle de l’anglais est un atout ; Maîtriser la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) et être à l’aise avec les plateformes numériques ; Aimer travailler en équipe et évoluer dans un environnement en changement. Travailler avec le CSMO Habitation, c’est… Poste permanent de 35 heures par semaine avec horaire flexible ; Salaire entre 55 000 et 65 000$ par année, selon l’expérience ; Environnement en télétravail, avec des déplacements occasionnels au Québec ; 3 semaines de vacances dès l’entrée en fonction, auxquelles s’ajoutent des congés entre Noël et le jour de l’An ; Allocation mensuelle pour l’utilisation d’Internet ; 5 congés personnels annuels ; Programme d’assurances collectives ; Horaire estival ; Environnement de travail collaboratif au sein d’une équipe de professionnels passionnés. Vous pensez détenir le profil requis et les responsabilités décrites plus haut correspondent à vos aspirations et intérêts professionnels? Nous vous invitons à nous transmettre votre CV!

Ce que vous ferez

The role involves providing comprehensive administrative support for training activities, including logistics, participant registration, and communication. The incumbent will also assist in client development and maintain internal management tools to ensure the smooth operation of training programs.

Exigences

Candidates must hold a college or university degree in administration, project management, or a related field. Strong organizational skills, proficiency in Microsoft Office, and the ability to communicate effectively with clients are essential requirements.

Avantages

• Remote work environment • 3 weeks vacation • Paid leave between Christmas and New Year • Monthly internet allowance • 5 personal leave days • Group insurance program • Summer schedule • Flexible schedule

Compétences indiquées

• Gestion du temps · Souhaitée
• Project Coordination · Souhaitée
• Service à la clientèle · Souhaitée
• Travail d’équipe · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• adaptability · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée
• Communication · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• data management · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative support
• Project coordination
• Customer service
• Logistics management
• Event planning
• Data management
• Communication
• Social media management
• Microsoft Office
• Time management
• Attention to detail
• Adaptability
• Teamwork
• Organization
• French proficiency
• Training Coordination
• Administrative Support
• Organizational Skills
• Social Media Management
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Data Analysis
• Management
• Customer Service
• Event Planning
• Data Management
• French Language
• Logistics Management
• Project Management
• Microsoft PowerPoint
• Project Coordination
• Microsoft SharePoint
• Time Management
• Detail Oriented

Domaines d’emploi

• Administrative
• Education
• Customer Service & Support
• Human Resources
• Management & Leadership
• Training Administrator
• Administrative Clerk / Coordinator
• General Office Clerks
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive