Gestionnaire de communauté / Community Manager

About GWL Realty Advisors

GWLRA is a leader in both the commercial and multi-residential real estate industries. Driven by our values of Integrity, Ambition, Creativity, and Empathy, our vision is to be a sustainable company known for exceptional real estate management, trusted advice, and outstanding service by consistently fulfilling our mission to deliver strong, long-term results for our clients.

Dans ces fonctions, vous aurez l’occasion de:

Travailler dans une des nouvelles collectivités de location, accueillantes pour les animaux, de Conseillers immobiliers GWL à Montréal, le Livmore. Ouvert depuis l’été de 2022, cet immeuble présente des commodités ultramodernes, y compris un espace de cotravail, une piscine et un salon, une cave à vin, ainsi qu’un bar privé exclusif inspiré des bars clandestins des années 1930. Voilà une excellente occasion de faire progresser votre carrière au sein d’une prestigieuse compagnie de l’industrie, qui offre un agréable milieu de travail en équipe et des perspectives d’avancement.

Nous recherchons un gestionnaire de communauté pour soutenir et guider une équipe de professionnels de la gestion de propriétés résidentielles multiples. Les principales responsabilités récurrentes comprennent la gestion des opérations quotidiennes, la fourniture d'un service clientèle de haut niveau, une variété de tâches administratives, le contrôle des dépenses et du budget, la gestion du personnel, la location d'unités et l'entretien des bâtiments et des propriétés.

RESPONSABILITÉS

Service Clients

• Traiter avec professionnalisme et courtoisie toutes les demandes, commentaires, plaintes ou préoccupations
• Maintenir une concentration globale sur l'amélioration de l'expérience client
• Assurer des mesures de communication ouvertes et efficaces pour les résidents et le personnel du site
• Liaison entre les besoins en personnel du site et les autres départements du siège social

Gestion

• Être responsable et assurer la supervision des activités des fournisseurs de services et des entrepreneurs.
• Veiller à ce que tous les registres, inspections, certificats et permis appropriés soient à jour.
• Organiser des réunions d'équipe hebdomadaires en collaboration avec le gestionnaire immobilier.
• Veiller au respect de l'ensemble de la législation
• Assurer une orientation et une formation complètes du personnel nouveau et existant conformément aux politiques et procédures établies.

Maintenance

• S'assurer que les réparations d'entretien sont effectuées en temps opportun pour assurer la satisfaction et la sécurité des résidents (dans les 24 à 48 heures)
• Coordonner les tâches et responsabilités de fin de mois, y compris la pré-inspection des suites et la programmation des entrepreneurs et du personnel pour la rotation des suites.
• S'assurer que la communication efficace avec les résidents est conforme aux attentes du TAL
• Effectuer les inspections des suites à l'arrivée et au départ et les documenter comme il se doit.
• Effectuer et documenter des inspections mensuelles du site et des logements vacants, assurer un suivi régulier pour veiller à ce que tous les points défectueux identifiés soient réglés en temps utile.
• Examiner et évaluer les réparations importantes pour s'assurer qu'elles correspondent aux dépenses budgétaires et opérationnelles.
• Gérer les fournisseurs et veiller à ce que les réparations confiées aux entrepreneurs soient effectuées conformément aux attentes.

Administration et rapports

• Effectuer le recouvrement des loyers, en s'efforçant de ne pas avoir d'arriérés chaque mois.
• Travailler avec le gestionnaire immobilier pour soumettre les dossiers des locataires à la TAL lorsque cela est nécessaire.
• Délivrer les renouvellements de loyer aux résidents
• Traiter toutes les factures
• Émettre les bons de commande et gérer les régularisations et le traitement des factures afin de garantir l'exactitude des exigences budgétaires et des états financiers.
• remplir tout rapport conforme aux exigences du contrat de gestion immobilière
• Autres tâches assignées

QUALIFICATIONS

• Vous avez plus de 3 ans d'expérience dans un rôle de supervision, idéalement dans le domaine de la gestion immobilière.
• Une expérience dans le domaine de la gestion immobilière ou de l'immobilier est un atout.
• Vous devez posséder un permis de conduire valide et une preuve d'assurance.
• Connaissance intermédiaire de Yardi et de MS Office
• La compréhension de la législation TAL est un atout
• Le candidat doit faire preuve d'initiative, de flexibilité et de professionnalisme.
• Connaître les pratiques en matière de santé et de sécurité
• Disponible pour travailler selon un horaire flexible (sur appel pour les urgences)

In this role you will have the opportunity to:

Work in one of GWLRA’s brand-new pet-friendly rental communities in Montreal, Le Livmore. Open since the Summer of 2022, Le Livmore features state-of-the-art amenities including a coworking space, a pool and lounge area, a wine cellar, and an exclusive 1930s speakeasy-inspired private bar. This is an exciting opportunity to grow your career at an industry leading company that provides a positive team environment and advancement opportunities.

We’re looking for a Community Manager to support and guide a team of multi-residential property management professionals. Major recurring responsibilities include managing daily operations, delivering high level of customer service, a variety of administrative duties, expense and budget controls, people management, unit leasing, and building and property maintenance.

RESPONSIBILITIES

Customer Service

• Professionally and courteously handle all inquiries, feedback, complaints or concerns
• Maintain an overall focus on enhancing the customer experience
• Ensure open and effective communication measures for residents and site staff
• Liaison between site staff needs and other departments at Head Office

Management

• Be responsible and accountable for the supervision and activities of all site staff, service providers and contractors
• Ensure all appropriate logs, inspections, certificates, permits are up-to-date
• Host weekly team meetings in conjunction with the Property Manager
• Ensure compliance with all legislation
• Complete thorough orientation and training of new and existing staff according to established policies and procedures

Maintenance

• Ensure maintenance repairs are completed on a timely basis to ensure resident satisfaction and safety (within 24 – 48 hours)
• Coordinate month-end duties and responsibilities, including suite pre-inspection, and scheduling of contractors and staff for turnover of suites.
• Ensure effective communication with residents is consistent with expectations of the TAL
• Complete incoming and outgoing suite inspections and document as required
• Perform and document monthly site and vacant suite inspections, routinely follow-up to ensure all deficient items identified are addresses in a timely manner
• Review and evaluate major repairs to ensure they meet budgetary and operational expenses
• Manage vendors and ensure repairs issued to contractors are completed as per expectations.

Administration and Reporting

• Complete rent collection, striving for zero arrears each month
• Work with Property Manager to submit tenant files to the TAL when needed.
• Issue rent renewals to residents
• Process all invoices
• Issue purchase orders and manage accruals and invoice processing to ensure budgetary requirements and financial statements are accurate.
• Complete any reporting consistent with requirements of the property management contract
• Other duties as assigned

QUALIFICATIONS

• 3+ years of experience in a supervisory role ideally within property management
• Property Management/Real Estate experience an asset
• Must possess valid driver’s license and proof of insurance
• Intermediate level knowledge of Yardi and MS Office
• Understanding of TAL legislation an asset
• Must be a self-starter with high degree of initiative, flexibility, and professionalism
• Possess knowledge of health and safety practices
• Available to work flexible hours (on-call for emergencies)

• 3 weeks of vacation per year
• 3 paid personal days per year
• Eligible to participate in our annual bonus program
• Half-day every Friday before a long weekend
• Up to $2,000 annual education allowance
• Up to $5,000 annual mental health coverage, plus other comprehensive benefits and savings programs
• A friendly, welcoming, and supportive culture
• Many social and team events!

This is a full time position